Cách Tạo Thông Báo Hết Hạn Trong Excel
Trong bài viết này Học Excel Online sẽ hướng dẫn các bạn cách thiết lập tự động cảnh báo hợp đồng lao động sắp hết hạn khi quản lý hợp đồng lao động, quản lý nhân sự trên file Excel. Hay nói cách khác là tạo cảnh báo nhắc nhở trong excel bằng những thao tác hết sức đơn giản
Thống nhất về cách thông báo, cảnh báo
Trong công việc hành chính, nhân sự, việc quản lý hợp đồng lao động rất quan trọng. Hợp đồng lao động có 2 loại: loại xác định thời hạn và loại không xác định thời hạn. Đối với loại hợp đồng xác định thời hạn thì đến khi gần hết hạn chúng ta phải biết để ký hợp đồng mới. Muốn máy tính tự động cảnh báo cho chúng ta thì cần phải thống nhất trước về nguyên tắc, cách hoạt động: Khi nào thì cảnh báo? Cách cảnh báo như thế nào? Các mức độ cần thông báo ra sao?
Để tiện cho việc theo dõi bài viết, chúng ta sẽ thống nhất theo những nguyên tắc sau:
Các mức độ cảnh báo:
Để Tạo cảnh báo nhắc nhở trong excel ta cần phải đặt ra các mức độ cảnh báo:
Mức 1: Còn 1 tháng là hết hạnMức 2: Còn 1 tuần là hết hạnMức 3: Đã hết hạnThời gian căn cứ vào thời điểm hiện tại và thời gian ký hợp đồng.
Bạn đang xem: Cách tạo thông báo hết hạn trong excel
Cách thức cảnh báo: Tương ứng với các mức cảnh báo lần lượt là:
Mức 1: Tô màu nền vàng nhạt, chữ thườngMức 2: Tô màu nền cam, chữ đậmMức 3: Tô màu chữ đỏ, nền xám nhạt, chữ đậmCông cụ cần sử dụng
Trong Excel đã có sẵn công cụ để làm việc này. Đó là Conditional Formatting – Định dạng theo điều kiện. Khi thỏa mãn điều kiện đưa ra thì Excel sẽ tự động định dạng dữ liệu trong vùng được thiết lập.
Xem thêm: Cách Đổi Màu Hình Ảnh Trong Photoshop Với 2 Bước Dễ Dàng, Cách Đổi Màu Hình Ảnh Trong Photoshop Cực Dễ
Bài này sẽ không nói cụ thể Conditional formatting là gì, cách dùng ra sao, mà sẽ hướng dẫn bạn cách làm trực tiếp luôn. Nếu bạn chưa nắm rõ về công cụ này thì có thể tham khảo bài viết: Cách sử dụng định dạng có điều kiện trong Excel 2010, 2013 và 2016
Xác định ngày hết hạn hợp đồng dựa vào ngày ký và loại hợp đồng
Để tìm hiểu cách xây dựng công thức xác định ngày hết hạn hợp đồng tại cột E, mời các bạn tham khảo bài viết:
Cách lập công thức xác định ngày hết hạn hợp đồng tự động trên Excel
Đây là kết quả sau khi đã áp dụng công thức xác định ngày hết hạn hợp đồng tại cột E:
Như vậy kết quả đã đúng như yêu cầu ban đầu của chúng ta đưa ra rồi: tạo cảnh báo nhắc nhở trong excel. Khi đó chỉ cần thay đổi, thêm dữ liệu bất kỳ thì Excel sẽ tự động thay đổi cảnh báo tương ứng theo kết quả tính được trong Conditional Formatting.
Xem thêm: #1 : Cách Kiếm Tinh Hoa Trong Lol, Cách Kiếm Tinh Hoa Lam Và Cam Nhanh Nhất
Ngoài ra Học Excel Online xin giới thiệu tới các bạn khóa học Hành chính nhân sự Online từ A đến Z. Đây là khóa học rất hữu ích cho các bạn trong công việc hành chính – nhân sự, bởi khóa học sẽ giúp bạn nắm được kiến thức một cách có hệ thống, tự tay xây dựng công cụ quản lý công việc trên excel và rất nhiều điều bổ ích khác. Chi tiết xem tại:
